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Como melhorámos a produtividade numa empresa de advogados recorrendo ao ERP Odoo com facturação certificada (Gofact)

by | Fev 10, 2021 | economia digital, experiência do utilizador

Neste artigo descobre como foi criada uma ferramenta (ERP Odoo) bastante útil, para o dia-a-dia de uma equipa jurídica.

 

ERP é a sigla para o termo inglês Enterprise Resource Planning (Planeamento de Recursos Empresariais) e refere-se à integração de várias áreas de um negócio num só software, tais como produção, armazenamento, vendas, compras e finanças. Existem vários programas ERP, mas na maioria das vezes os mesmos são concebidos com base em procedimentos empresariais padrão.

 

A empresa em questão, um escritório de advogados, composta por um grupo pequeno (4/6 advogados), sentiu que era altura de substituir o seu método de trabalho antiquado por um ERP feito à medida das suas necessidades.

 

Depois do briefing inicial e alguma discussão sobre as necessidades principais, foi apresentada uma solução que permite facilitar o trabalho do nosso cliente através de uma só ferramenta. A empresa precisou de ajuda na organização de toda a estrutura de informação e na unificação de todas as aplicações que usavam até à data (processos, contatos, faturação, despesas e outras) numa só plataforma.

 

A escolha foi o ERP Odoo, uma plataforma open-source, usando as suas aplicações nativas e plugins juntamente com código personalizado para desenvolver uma ferramenta única para o nosso cliente.

 

 

 

Após alguns meses de trabalho intenso, o projecto foi dividido em 6 etapas:

  1. Avaliação de necessidades
  2. Investigação UX e fluxos de utilizadores
  3. Protótipo
  4. Desenvolvimento do ERP Odoo e do sistema de facturação certificado
  5. Testes de usabilidade e refinação dos fluxos de utilizadores
  6. Versão beta e entrega

 

“Os pontos referidos acima são muito importantes para qualquer empresa. Desenvolvemos soluções intuitivas e por isso fáceis de utilizar e integrar nos desafios do dia-a-dia. Não existem preocupações com instalações de qualquer programa no computador. Estamos aqui para apoiar em cada passo”.

 

A solução fornecida ao nosso cliente, permitiu:

  • Ter toda a informação/material confidencial da empresa encriptada numa cloud pessoal
  • Organizar os processos, incluindo documentação adicional, tais como ficheiros pdf e doc
  • Criar um processo de registo e onboarding que ajuda o utilizador a navegar e utilizar a plataforma
  • Criar um método de pagamento fácil que otimiza o processo de pagamento
  • Criar um sistema de carregamento de documentação que ajuda o cliente a juntar os ficheiros aos seus processos
  • Saber quando o prazo de validade de documentação importante está a terminar, através de um sistema automatizado
  • Faturação certificada de acordo com o sistema de faturação português
  • Carregar despesas da equipa jurídica no sistema e associá-las a cada processo específico
  • Criar um perfil de utilizador distinto entre membros da equipa jurídica e utilizadores do cliente, com permissões diferentes
  • Usar uma aplicação de chat para comunicar e enviar documentos entre membros da equipa jurídica.

 

 

Isto permitiu que, em vez de utilizarem três ou quatro ferramentas diferentes (como o Google Drive, Outlook, Magnifinance, etc…), fosse possível fazer tudo numa só plataforma. Poupar tempo e comodidade foram as palavras-chave deste projeto.

Precisas de uma maneira de otimizar as tuas ferramentas de trabalho, poupar tempo e dinheiro, e focares-te no essencial do teu negócio? Podemos ajudar!

 

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Veronica Melo

Veronica Melo

ilustradora & designer ux|ui

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