Simplificar as operações académicas com o Odoo CRM
Academia Inglesa de St. George é uma instituição de ensino de primeira linha dedicada à excelência linguística. Recentemente, a Academia enfrentou um problema comum: gerir um elevado volume de matrículas de alunos através de sistemas antigos desconectados. Para modernizar as suas operações, fizeram a transição para Odoo. Ao utilizar este sistema integrado ERP centralizaram os dados dos alunos e revolucionaram a sua estratégia de comunicação.
O desafio: dados isolados e introdução manual
Antes da implementação, a Academia dependia de uma manta de retalhos de ferramentas. Embora o Gravity Forms e o Fillout proporcionassem uma boa experiência de front-end, o processamento de back-end continuava a ser manual. Consequentemente, a Academia debatia-se com vários problemas:
-
Fragmentação de dados: As informações sobre os alunos encontravam-se em silos separados e desligados.
-
Despesas administrativas gerais: A introdução manual de dados provocou atrasos e potenciais erros.
-
Limitações de comercialização: Utilizar Mailchimp como uma ferramenta autónoma, desligou as campanhas dos dados de inscrição em tempo real.
A solução: Um ecossistema Odoo sem falhas
A nova arquitetura centra-se na “Fonte Única da Verdade”, integrando o sítio Web da Academia diretamente com Odoo CRM.
-
A nova arquitetura centra-se numa “Fonte Única de Verdade”, integrando o sítio Web da Academia diretamente com Odoo CRM. Especificamente, implementámos uma estratégia de dois pilares:
1. Processo de inscrição automatizado
Agora, os dados capturados através de Gravity Forms e Fillout fluem diretamente para o CRM. Imediatamente, cada consulta cria um “Lead” ou “Oportunidade” no sistema. Além disso, o sistema cria automaticamente perfis detalhados dos alunos, incluindo preferências de cursos e histórico de contactos.
2. Substituir o Mailchimp pela automatização de marketing do Odoo
Ao migrar de Mailchimp para o Automação de marketing do Odoo a Academia obteve uma visão de 360 graus do percurso do estudante. Ao contrário de Mailchimp, Odoo segmenta os públicos com base no estado atual de inscrição. Por exemplo, o sistema garante que um aluno já inscrito num curso não recebe anúncios promocionais para esse mesmo curso. Em última análise, esta estratégia baseada em accionadores garante que a mensagem certa chega ao aluno certo no momento certo.
Segmentação dinâmica: Diferente Mailchimp, Odoo segmenta os públicos com base no estado atual de inscrição - garantindo que um aluno já inscrito em “Inglês B2” não recebe “Inglês B2” anúncios promocionais.
O impacto económico e operacional do Odoo
Eficiência financeira
A transição para Odoo proporcionaram vantagens económicas imediatas à Academia. Especificamente, conseguiram poupanças significativas através de:
-
Redução dos custos de software: Ao consolidar CRM, Email Marketing e Gestão de Bases de Dados numa única plataforma, a Academia eliminou várias subscrições, tais como Mailchimp.
-
Custos de mão de obra mais baixos: Automação reduziu o “trabalho administrativo” em cerca de 40%. Consequentemente, o pessoal pode agora concentrar-se no apoio aos alunos e não na introdução repetitiva de dados.
Melhoria da gestão global
Para além dos ganhos financeiros, o “efeito Odoo” transformou as operações diárias. Para garantir a eficiência, a Academia utiliza atualmente várias funcionalidades centralizadas:
-
Comunicação centralizada: O sistema armazena todos os e-mails, notas e documentos num único local acessível.
-
Análises em tempo real: A direção acompanha a evolução das inscrições através do Painel de controlo do Odoo. Como resultado, podem tomar decisões baseadas em dados sobre a promoção de cursos.
-
Escalabilidade: A infraestrutura foi construída para crescer. Por conseguinte, à medida que Academia Inglesa de St. George acrescenta mais localizações, o sistema suporta a carga sem necessidade de pessoal adicional.
Conclusão: Rumo a uma gestão proactiva
Em resumo, a aplicação Odoo em Academia Inglesa de St. George representa uma mudança da administração reactiva para a gestão proactiva. Ao colmatar a lacuna entre as ferramentas de front-end, como o Gravity Forms, e um CRM de back-end robusto, a Academia poupou custos. Em última análise, criaram uma experiência mais profissional e fluida para os seus alunos. Se pretende modernizar a sua instituição de ensino, contacte-nos hoje para explorar a melhor integração para as suas necessidades!
