Neste artigo descobre como foi criada uma ferramenta (ERP Odoo) bastante útil, para o dia-a-dia de uma equipa jurídica.
ERP é a sigla para o termo inglês Enterprise Resource Planning (Planeamento de Recursos Empresariais) e refere-se à integração de várias áreas de um negócio num só software, tais como produção, armazenamento, vendas, compras e finanças. Existem vários programas ERP, mas na maioria das vezes os mesmos são concebidos com base em procedimentos empresariais padrão.
A empresa em questão, um escritório de advogados, composta por um grupo pequeno (4/6 advogados), sentiu que era altura de substituir o seu método de trabalho antiquado por um ERP feito à medida das suas necessidades.
Depois do briefing inicial e alguma discussão sobre as necessidades principais, foi apresentada uma solução que permite facilitar o trabalho do nosso cliente através de uma só ferramenta. A empresa precisou de ajuda na organização de toda a estrutura de informação e na unificação de todas as aplicações que usavam até à data (processos, contatos, faturação, despesas e outras) numa só plataforma.
A escolha foi o ERP Odoo, uma plataforma open-source, usando as suas aplicações nativas e plugins juntamente com código personalizado para desenvolver uma ferramenta única para o nosso cliente.
Após alguns meses de trabalho intenso, o projecto foi dividido em 6 etapas:
- Avaliação de necessidades
- Investigação UX e fluxos de utilizadores
- Protótipo
- Desenvolvimento do ERP Odoo e do sistema de facturação certificado
- Testes de usabilidade e refinação dos fluxos de utilizadores
- Versão beta e entrega
“Os pontos referidos acima são muito importantes para qualquer empresa. Desenvolvemos soluções intuitivas e por isso fáceis de utilizar e integrar nos desafios do dia-a-dia. Não existem preocupações com instalações de qualquer programa no computador. Estamos aqui para apoiar em cada passo”.
A solução fornecida ao nosso cliente, permitiu:
- Ter toda a informação/material confidencial da empresa encriptada numa cloud pessoal
- Organizar os processos, incluindo documentação adicional, tais como ficheiros pdf e doc
- Criar um processo de registo e onboarding que ajuda o utilizador a navegar e utilizar a plataforma
- Criar um método de pagamento fácil que otimiza o processo de pagamento
- Criar um sistema de carregamento de documentação que ajuda o cliente a juntar os ficheiros aos seus processos
- Saber quando o prazo de validade de documentação importante está a terminar, através de um sistema automatizado
- Faturação certificada de acordo com o sistema de faturação português
- Carregar despesas da equipa jurídica no sistema e associá-las a cada processo específico
- Criar um perfil de utilizador distinto entre membros da equipa jurídica e utilizadores do cliente, com permissões diferentes
- Usar uma aplicação de chat para comunicar e enviar documentos entre membros da equipa jurídica.
Isto permitiu que, em vez de utilizarem três ou quatro ferramentas diferentes (como o Google Drive, Outlook, Magnifinance, etc…), fosse possível fazer tudo numa só plataforma. Poupar tempo e comodidade foram as palavras-chave deste projeto.
Precisas de uma maneira de otimizar as tuas ferramentas de trabalho, poupar tempo e dinheiro, e focares-te no essencial do teu negócio? Podemos ajudar!
